સમયનું આયોજન : પહેલી બાબતો પહેલાં : સ્વામી સર્વપ્રિયાનંદ

(ગતાંકથી આગળ…)
કોવે આપણને કાર્ય નિયંત્રણની ચોથી પેઢીનો ખ્યાલ આપે છે, જેને તેઓ ‘ક્વાડ્રન્ટ-૨ સમય નિયંત્રણ’ નામ આપે છે. નીચેના કોષ્ટકમાં નજર નાખો.

સમય આયોજનનું કોષ્ટક

કવાડ્રન્ટ-૧ કસોટી, આપાતકાલીન સ્થિતિ	કવાડ્રન્ટ-૨ સ્વ-વિકાસ, સંબંધો, આરોગ્ય
કવાડ્રન્ટ-૩ અલ્પ મેળાપ-મુલાકાતો, ફોન દ્વારા થોડી વાતો, અગત્યની બાબતો વિશે ચર્ચા	કવાડ્રન્ટ-૪ સમયનો વ્યય, ગપસપ, નિરર્થકતા, કેટલાક ફોન કોલ્સ

 

સમય આયોજન ‘કોષ્ટક પહેલો વસ્તુ પહેલા’ના સિદ્ધાંત પર આધારિત છે. આપણે ઘણું કરીને આ સામાન્ય રીતે જાણીતી કહેવત વિશે માહિતગાર છીએ, પરંતુ ‘મારા જીવનમાં પહેલી વસ્તુ કઈ છે ?’ આ સવાલ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં નિષ્ફળ જઈએ છીએ. થોરો કહે છે તેમ, ‘વ્યસ્ત હોવું પૂરતું નથી’. પ્રશ્ન એ છે કે આપણે શેમાં વ્યસ્ત છીએ. આ પ્રશ્ન પર ધ્યાન ન આપીએ તો જ આ કોષ્ટકનું મૂલ્ય સમજાશે. ‘પહેલી વસ્તુ’નું ચયન કરવામાં આપણામાંના ઘણા લોકો સ્વાભાવિક છતાં ઘાતક ભૂલ કરીએ છીએ. તે આ કોષ્ટક દર્શાવે છે. આપણે મહત્ત્વ સાથે તાકીદને ગૂંચવી નાખીએ છીએ.

ક્વાડ્રન્ટ – ૧ પર નજર કરો. આ બાબતો તાકીદની અને મહત્ત્વની છે. તમારા મિત્રને હૃદયરોગનો હુમલો આવે છે – તો તમે શું કરો ? દેખીતી રીતે પ્રવૃત્તિઓ છોડીને તમે તેને હોસ્પિટલમાં લઈ જાઓ છો. આ એક કટોકટી છે, તાકીદની તેમજ મહત્ત્વની. અથવા તમારી પાસે એક બહુ અગત્યની યોજના છે અને સમય મર્યાદા પૂરી થવામાં છે. જો તમે તે પૂર્ણ ન કરો તો તમારી નોકરી ગુમાવી શકો છો. આ પણ તાકીદનું અને મહત્ત્વનું છે.

પરંતુ તાકીદની હોવા છતાં મહત્ત્વની ન હોય તેવી પણ પ્રવૃત્તિઓ છે. ફોનની ઘંટડી રણકે છે, પહેલવહેલાં તમને ફોન ઉપાડવાનો ભાવ આવે છે. તમે તેમ કરીને વાત કરો છો. ફોન કોલ મહત્ત્વનો છે, તે આપણે જાણતા નથી. ફોન પર વાત કરતી વખતે સામે બેઠેલ વ્યક્તિની અવજ્ઞા કરીએ છીએ. આ છે તાકીદની છતાં બિનમહત્ત્વની બાબત. ક્વાડ્રન્ટ – ૩ આપણી રોજિંદી પ્રવૃત્તિઓ આ વિભાગમાં આવે છે અને ઘણી વ્યક્તિઓ બિનમહત્ત્વની અને તાકીદની ન હોય તેવી પ્રવૃત્તિઓમાં સમયનો વ્યય કરે છે. ગપસપ, ઈન્ટરનેટ બ્રાઉઝિંગ, વિડીયો ગેમ્સ અથવા છાપાં વાંચવામાં કલાકોના કલાકોનો બગાડ – આ બધી પ્રવૃત્તિઓ ક્વાડ્રન્ટ – ૪ માં આવે છે.

હવે ક્વાડ્રન્ટ – ૨ પર દૃષ્ટિપાત કરો. તમે જોશો એવી પ્રવૃત્તિઓ કે જે મહત્ત્વની છે, પરંતુ તાકીદની નથી. વ્યાયામનો દાખલો. તમે માનો છો કે તમારે થોડી યોગની કસરત કરવી જોઈએ. તમારા આરોગ્ય માટે તે ઘણી સારી બાબત છે. છતાં દિવસો, મહિનાઓ અને વરસો વીતી જાય છે, પણ વ્યાયામ નથી થતો. તમને લાગે છે કે તમારા પત્ની તથા બાળકોને વધુ સમય આપવો જોઈએ, પણ તમે તેમ નથી કરી શકતા. આગળ ભણવું છે, કદાચ પી.એચ.ડી. કરવું છે, પરંતુ વરસો અને કદાચ દાયકાઓ વહ્યા જાય છે, પરંતુ પી.એચ.ડી. કરી શકાતું નથી. આ પ્રવૃત્તિઓ જીવનના ધ્યેય સાકાર કરવામાં ઉપયોગી હોવા છતાં તેને અવગણવામાં આવે છે. પ્રાર્થના, ધ્યાન, વ્યાયામ, અભ્યાસ, સંબંધો – આ બધું મહત્ત્વનું હોવાં છતાં તે વિશે આપણે તાત્કાલિક ધ્યાન આપતા નથી. હમણાં રણકતો ફોન મહત્ત્વનો છે. વ્યાયામનું મહત્ત્વ છે. લાંબા ગાળાનું ક્વાડ્રન્ટ ૧,૩ અને ૪ આપણો ઘણો સમય માગી લે છે જેથી ક્વાડ્રન્ટ-૪ માટે બહુ જ ઓછો સમય બચે છે. ક્વાડ્રન્ટ-૨ ની પ્રવૃત્તિઓને અનુરૂપ અને મહત્ત્વની બાબતો પર ધ્યાન આપી શક્તિ અને સમયનો બચાવ કરવો તે બીજા ક્વાડ્રન્ટોમાં દર્શાવેલી પ્રવૃત્તિઓથી બચવાનો એક માત્ર માર્ગ છે. ક્વાડ્રન્ટ-૧ નો સામનો તાત્કાલિક કરો છો જ્યાં તેમાં ખર્ચેલો સમય તમે તરત જ બચાવી શકતા નથી. તમારે ક્વાડ્રન્ટ ત્રણ અને ચાર તરફ નજર દોડાવવી જરૂરી બને છે અને તેવી પ્રવૃત્તિઓમાં વાપરેલો સમય પાછો ઝડપી લેવો પડે છે. જે પ્રવૃત્તિઓ દેખીતી રીતે જરૂરી લાગે છે. પરંતુ સાચી રીતે નકામી છે. પહેલું પગથિયું એ છે કે બિનજરૂરી પ્રવૃત્તિઓને બળપૂર્વક છોડી દેવી. બીજું, તે કરવી જ પડે તો જુઓ કે બીજા કોઈ પ્રતિનિધિ તે કરે છે કે નહીં. ઘણીવાર બીજાઓએ કરવું જોઈએ તે કાર્ય આપણે હાથ ધરીએ અને જે આપણું છે તે કાર્યને નુકસાન પહોંચાડીએ છીએ. ત્રીજું પગથિયું એ છે કે આ કાર્યો હમણાં જ બરાબર પૂરાં કરી લેવાં, જેથી તમારે તે માટે ફરી ફરી તેનાં પર ધ્યાન આપવું જરૂરી ન બને.

વળી એ જરૂરી છે કે તમારે ક્વાડ્રન્ટ ત્રણની પ્રવૃત્તિઓમાંના નકામા હિસ્સાને દૂર કરી નાખવો જોઈએ. અહીં તમારા જીવનમાં ટેક્નોલાૅજી કેટલો ભાગ ભજવી શકે છે તે જોવું જરૂરી છે. ઈ-મેઈલ, સેલફોન્સ, તમને સહાયરૂપ છે કે તે સમય બરબાદ કરે છે ? ઈન્ટરનેટ અને સેલફોન્સમાં વ્યય કરેલા સમયની ગણતરી કરે ત્યારે લોકો આશ્ચર્યનો અનુભવ કરે છે. ટેક્નોલોજીએ આપણી ઉત્પાદન શક્તિ માટે ઘણી લાભપ્રદ છે તેમાં શંકા નથી, પણ તેના અવતારો – ઈન્ટરનેટ અને સેલફોન – ઘણા ઘૂસણખોર અને સમય-ભક્ષક છે. ક્વાડ્રન્ટ – ર નાં કાર્યો હાથ ધરતા તમે તે દરમિયાન ‘નો સેલફોન્સ, નો ઈન્ટરનેટ’ ના કલાકો નિશ્ચિત કરો જેથી તમે વધારે એકાગ્રતાથી કામ કરશો.

વળી, તમારા જીવનની ક્વાડ્રન્ટની પ્રવૃત્તિઓ જે વિષયસૂચક દૃષ્ટિકોણથી જોવું લાભપ્રદ છે. તમારી જાતને પ્રશ્ન કરો; હું આ ન કરું તો શું થશે ? જવાબ હોય કે ‘કંઈ નહીં’. તો સ્પષ્ટ છે આવી પ્રવૃત્તિઓ ન કરવી. આમ તમે ક્વાડ્રન્ટની બહુ જરૂરી પ્રવૃત્તિઓ માટે સમય અને શક્તિ જાળવી શકો. ક્વાડ્રન્ડ – ૩ અને ૪ ભાગો બચે. સમયનો ક્વાડ્રન્ટ – ૨ માં ઉપયોગમાં લેવાના સમયનો વધારો કરવાના લાભ માટે કોવે એક વધારાનો રસપ્રદ નિર્દેશ કરે છે. ક્વાડ્રન્ટની કટોકટીની પ્રવૃત્તિઓમાં પણ સમય ખવાય જાય છે. દા.ત. જો તમે નિયમિત રીતે વ્યાયામ કરો (ક્વાડ્રન્ટ-૨) તો તમારા બીમાર પડવાની શક્યતા ઘણી ઘટી જાય છે. (ક્વાડ્રન્ટ-ર) જો તમે સભાનતાપૂર્વક તમારા સમયમર્યાદામાં કરવાં જરૂરી એવાં કાર્યો ક્વાડ્રન્ટ-૧ માટે સમય ફાળવી શકો તો સમયમર્યાદા ભયજનક રીતે તમારા પર સવાર નહીં થાય.

વિવિધ કાર્યો – સમૂહ (Multitasking) વિશે

જીવનમાં વધતી જતી વ્યસ્તતાને કારણે આપણા વિવિધ કાર્યો એકી સાથે કરવાનું આવી પડ્યું છે – આ સ્થિતિનું શણગારેલું નામ છે Multitasking (મલ્ટીટાસ્કીંગ). છતાં પણ આઈ-પૅડ અને બ્લેક બૅરીઝ, લેપટોપ, ટ્વેન્ટી ફોર બાય સેવન અને ‘ક્વાૅલીટી ટાઈમ’ના આ યુગમાં ‘એક સમયે એક કાર્ય’ની પુરાણી કહેવત હજુ વધુ ઉપકારક છે. એક વખત એક કાર્ય (Monotasking) સુચારુરૂપે કરવું જ્યારે મુશ્કેલ છે ત્યારે વળી એક સાથે ઘણા કામ કરવા (Mutitasking)ની વાત ભલે થાય.

ભલે માનવી અનેકવિધ પ્રતિભા ધરાવતો અને અદ્‌ભુત કાર્યોનું વિશાળ ક્ષેત્ર સર કરવા સમર્થ હોય, છતાં પણ એક વિષય પર સમય અને શક્તિ એકાગ્ર કરીને – એક સમયે ઘણાં કાર્યો કરવા કરતાં – એક પછી એક કાર્યો કરીને ઘણી પ્રતિભા પ્રાપ્ત કરાઈ છે.

અલબત્ત, ઘણા લોકો કાર્યો (Mutitasking) એકી સાથે કરવાનું સામર્થ્ય ધરાવતા હોય છે. મોઝાર્ટ એકી સાથે સ્વરરચનાઓનું નિર્માણ કરતા કરતા પણ ઘણી શ્રેષ્ઠ રચનાઓ કરી શક્યા હતા. ભારતમાં એક સાથે આઠ કાર્યો ક્ષતિરહિત રીતે કરવાનો અષ્ટાવધાનની માન્યતા છે. છતાં પણ કાર્યાલયના પદાધિકારીને મોઝાર્ટ થવાનો કે રસોડામાં ગૃહિણીને અષ્ટાવધાનને અનુસરવાની સલાહ ન આપવી તે વધુ સારું છે.

ખરેખર તો એક કાર્ય એક જ સમયે કરવાથી ઝડપ વધે છે. એક કાર્ય કરવામાં એકાગ્રતા જેટલી વધું તેટલાં કાર્યો સંપન્ન કરી શકાય, કાર્યની ગુણવત્તા ઉચ્ચ પ્રકારની બને.

એ એક વિચિત્ર વાત છે જે લોકો કાર્ય કરવામાં સામર્થ્ય નથી પ્રાપ્ત કરી શકતા તેઓ આમ કરી શકતા લોકો કરતા વધારે સખત પરિશ્રમ કરે છે અને વધુ સમય વ્યતીત કરે છે. આ અભિગમનાં ત્રણ કારણો હોઈ શકે –

(૧) કાર્ય માટેના સમયની ભૂલભરેલી ગણતરી (ર) કાર્ય પૂર્ણ કરવામાં ઉતાવળ અને (૩) એક સાથે ઘણાં કાર્યો હાથ પર લેવા (મલ્ટીટાસ્કીંગ)ના અનુભવે આપણે શીખીએ છીએ કે કાર્ય પૂર્ણ કરવામાં અપેક્ષાથી વધુ સમય થાય છે.

ડ્રકર કહે છે કે, કાર્યની અસરકારકતાનું કોઈ છુપું રહસ્ય હોય તો તે છે એકાગ્રતા. સફળ પદાધિકારીઓ જાણે છે કે તેઓને ઘણા કાર્યો કરવાના છે અને તે પણ અસરકારક રીતે સફળ પદાધિકારીઓ જેઓને ઘણા કામ કરવાના હોય છે અને તે પણ અસરકારક રીતે. માટે તેઓ તેમના કાર્યાલય માટે ખર્ચાતા સમય અને શક્તિ વિશે અને એક સમયે એક કાર્ય અને ‘પ્રથમ કાર્ય પહેલું કરવા’ એકાગ્રતાનો ઉપયોગ કરે છે.

ઉપસંહાર :

બુદ્ધ, ખ્રિસ્ત, શંકરાચાર્ય, રામકૃષ્ણ જેવા તેજસ્વી પુરુષો આ ચોથી પેઢીના સમય આયોજનના સિદ્ધાંતના શ્રેષ્ઠ ઉદાહરણ છે. તેઓએ જીવનનું ધ્યેય નિશ્ચિત કરેલું હતું – અંતિમ સત્ય; નિર્વાણ; ઈશ્વર, બ્રહ્મ અથવા કાલીનો સાક્ષાત્કાર અને તેની પ્રાપ્તિ માટે તથા પ્રગટીકરણ માટે તેઓએ તેમનું સમગ્ર જીવન સમર્પિત કર્યું હતું.

ચોક્કસ ગોઠવણને અનુસરતા ત્રીજી પેઢીના સમય નિયંત્રણના ચીલાચાલુ સિદ્ધાંતના દૃષ્ટિકોણથી રામકૃષ્ણદેવના જીવનનું અવલોકન કરવાથી તો તમને સમય નિયંત્રણ અધૂરું ચિત્ર દૃષ્ટિમાન થશે.

ખરેખર તો મહાન વૈજ્ઞાનિકો અને કલાકારો સમય નિયંત્રણની ત્રીજી પેઢીના સિદ્ધાંતની નહીં પરંતુ ચોથી પેઢીના સિદ્ધાંત પ્રમાણેના સારાં સમય નિયંત્રકો હોય છે. ચોથી પેઢીની વિચારસરણી આ રીતે ત્રીજી પેઢી કરતા વધુ આગળ છે.

સમય નિયંત્રણના સાધનો અને કાર્યરીતિની વિવિધતા વિશાળ છે. પરંતુ આપણે સમય નિયંત્રણના મુખ્ય મદ્દાઓની ચર્ચા કરી છે. સમય નિયંત્રણનું મહત્ત્વ સ્વનિયંત્રણમાં સમાયેલું છે. દેખીતી રીતે મહત્ત્વના લાગતાં કાર્યો નહીં પણ ખરેખરાં મહત્ત્વના હોય તેવાં કરો. મહત્ત્વને તાકીદ માની લેવાની ભૂલ ન કરો – ત્યાં હતાશાજનક લપસણી ભૂમિ છે. ‘પહેલું કાર્ય પહેલા કરો’ – આ એક મહત્ત્વની સલાહ છે અને ત્યારે આપણે અનુભવીશું કે જીવનમાં સફળતા અને સંતોષ કેટલા ઉપકારક છે !